Sistemas de información en las empresas: tipos, funciones y ejemplos

La transformación digital ha traído consigo una gran serie de retos para las empresas. Y a situación actual ha acelerado la digitalización, pues muchos negocios, tanto grandes como pequeños, tuvieron que verse en la necesidad de hacer cambios drásticos en sus organizaciones para seguir funcionando óptimamente. Algunos de esos cambios incluyeron, desde adaptar los sistemas para trabajar remotamente, hasta tomar decisiones estratégicas en tiempo récord para saber cuáles serían los siguientes pasos correctos.

El mundo de los negocios tiene una nueva perspectiva y va orientada hacia la evolución tecnológica. Por ello es importante que, como compañía en espera de seguir creciendo, sepas qué herramientas y soluciones están en el mercado para ayudarte. 

Entre las grandes innovaciones que existen, hay tecnologías que pueden apoyarte en el aprovechamiento de los datos que genere tu negocio y en la automatización de tareas complejas, con el fin de aumentar la productividad de todas tus áreas y trabajadores, así como buscar mejores oportunidades de ventas. Nos referimos, pues, a los sistemas de información. A continuación te brindaremos toda la información que necesitas para empezar a adoptar el que más le convenga a tu empresa.

Es importante remarcar que un sistema de información se maneja como un software que una empresa debe instalar e implementar internamente. En él se agregarán todos los procesos y operaciones para que los colaboradores y tomadores de decisiones tengan un panorama integral de lo que sucede en tiempo y real, y puedan así mejorar sus estrategias, productividad y ventas. 

Un software de información no tiene un solo objetivo en común, pues existen diferentes tipos de soluciones que puedes adaptar a las necesidades actuales de tu negocio y las metas a las que quieres llegar. Tienen la gran ventaja de ser flexibles y personalizados para que respondan a tu manera de trabajar, de forma más estratégica y efectiva. 

Las funciones de un sistema de información para empresas 

Como se sabe, la tecnología informática ha llegado para facilitar la administración de datos en las empresas. Pero esta no es la única cualidad con la que cuenta un sistema de información. Por ello, profundicemos en sus funciones más importantes: 

• Gestionar y administrar datos e información que componen a una empresa. 
• Automatizar procesos internos sin necesidad de contar con intermediarios para ejecutar ciertas operaciones. 
• Unificar la información de tu empresa a través de almacenes estandarizados para facilitar el uso y la comprensión de los datos generados. 
• Brindar información actualizada en tiempo real disponible para todos los colaboradores o para aquellos encargados de las tomas de decisión. Esto permite agilizar y mejorar procesos y actividades de forma rápida. 
• Favorecer un mejor aprovechamiento del tiempo que tus empleados disponen para ciertas actividades. Al hacer posible operaciones más automatizadas y sencillas, los miembros de tu empresa no tendrán que perder mucho tiempo en ejecutar tareas que, gracias a un sistema de información, pueden hacerse automáticamente. Esto mejora su productividad. 

Los sistema de información cuentan con la ventaja de que no solo tienen una única función y pueden ser útiles para todo tipo de sectores e industrias, dependiendo de sus necesidades y solicitudes. Para ello existen diferentes tipos de sistemas que cumplen con funcionalidades especiales y que puedes adaptar a tu negocio. 

1. Sistemas de procesamiento de transacciones 

Los TPS (por sus siglas en inglés) son sistemas empresariales básicos utilizados para el nivel operativo dentro de una empresa. Constan de un sistema computarizado que realiza y registra transacciones de rutina diarias para el buen funcionamiento de una compañía. En pocas palabras, da sostén a las operaciones cotidianas de un negocio. 

Componentes del sistema de información de procesamiento de transacciones:

• Hardware 
• Software 
• Bases de datos 
• Telecomunicaciones 
• Personal 
• Procedimientos con los que se procesan las transacciones (recopilación, edición, corrección, manipulación y almacenamiento de datos y la producción de documentos) 

Ejemplo de sistema de procesamiento de transacciones: Despegar

Imagen de Despegar

Cuando se hace la compra del boleto para un vuelo. Es lo que permite que un usuario tenga oportunidad de elegir fecha, horario, destino y asiento, además de otras opciones sobre su equipaje y demás servicios extra, sin que otra persona le «arrebate» el boleto en lo que realiza la transacción.

2. Sistemas de información gerencial 

También conocidos como sistemas de información de gestión, apoyan la toma de decisiones estructuradas o semiestructuradas de los mandos intermedios. Su labor principal es la de sintetizar la información de rutina de una empresa para asegurar el buen funcionamiento de los procesos; por ejemplo, los informes semanales, mensuales o bimestrales. 

Hay un sistema de información gerencial para diferentes departamentos de una compañía. Entre los más utilizados se encuentran marketing (producto, precio, competencia), producción (rendimiento, inventarios, proveedores), finanzas (inversiones, mercados, cotizaciones) y recursos humanos (incentivos, reclutamiento, desempeño). 

Componentes del sistema de información gerencial:

• Hardware 
• Software 
• Datos 
• Personas a gerenciar
• Métodos (prácticas operativas, modelos e instrucciones que están en los manuales de la empresa)

Ejemplo de sistema de información gerencial: Odoo

Imagen de Odoo

El sistema que una empresa utiliza para el control de su inventario es un buen ejemplo de su uso. Odoo se encarga de que toda la gestión se haga en un solo sitio, en tiempo real, para evitar desabastos. Ayuda en la triangulación de envíos, la administración de varios almacenes y realiza reportes muy útiles. 

3. Sistemas de control de procesos de negocio 

Son conocidos como BPM, por sus siglas en inglés. Este tipo de sistemas monitorizan y controlan procesos industriales o físicos. Se utilizan sobre todo en industrias petroleras, siderúrgicas o de generación de energía. Comprenden varios equipos, programas especializados y procedimientos de operación. 

Con un BPM, las empresas adoptan una serie de pasos o acciones para modificar su forma de trabajar con el fin de mejorar procesos y facilitar la colaboración con un enfoque centrado en el cliente. 

Componentes del sistema de información de control de procesos de negocio:

• Entorno gráfico de diseño (que modela la secuencia de actividades del proceso o proyecto) 
• Middleware (facilita la comunicación del motor con las aplicaciones que se usan en el BPM)
• Metadatos (rol, usuario, sistema, servicio)
• Interfaz de usuario
• Monitorización (para darle seguimiento puntual de procesos y actividades)
• Reglas de negocio
• Simulación (que permita la ejecución de los procesos en un ambiente controlado)
• Automatización
• Ejecución en la nube
• Estándares (para que todos los involucrados conozcan y manejen los mismos códigos, gráficos, actividades, etc.)

Ejemplo de sistema de control de procesos de negocio: Quickbooks

Imagen de Quickbooks

El procesamiento de facturas de una empresa es un ejemplo de BPM, porque permite crear los documentos según los estándares legales (en este caso, de México), descriptivos e informáticos que se piden para que sean aceptados en el sistema contable de la organización. Gracias a las aplicaciones digitales es posible corregir errores; incluso, es posible crear el documento y revisarlo antes de generarlo y enviarlo, para confirmar que todo esté en orden.

4. Sistemas de información de marketing 

Un sistema de información de marketing, o SIM, es un conjunto de relaciones estructuradas entre personal humano, máquinas y procedimientos para generar un mejor flujo de información. Estos datos provienen de fuentes internas y externas y sirven para tomar decisiones más inteligentes relevantes al área de marketing. 

Con su utilización pueden determinarse principalmente el grado de fiabilidad que tiene una información, el ritmo actualizado de información y un grado de detalle más específico. Con su proceso es posible hacer las modificaciones y adaptaciones pertinentes en diferentes situaciones de la empresa. 

Componentes del sistema de información de marketing:

• Datos internos (métricas de actividades y rendimiento interno)
• Inteligencia de marketing (información del mercado e industria de fuentes confiables)
• Investigación de mercados (datos cualitativos y cuantitativos que se recogen por medio de herramientas y actividades realizadas directamente por la empresa)
• Soporte a las decisiones de marketing (se incluyen también plataformas de análisis de datos y reportes)

Ejemplo de sistema de información de marketing: HubSpot

Un CRM es un gran ejemplo, porque es el que puede estar al centro de todo el sistema de información de marketing: es donde se almacena, categoriza y gestionan los datos que se obtienen gracias a las interacciones que hay con prospectos y clientes. Desde ahí se administran las acciones de marketing, como las estrategias de email marketing, seguimiento de casos, atención a solicitudes, entre otros.

5. Sistemas de colaboración empresarial 

Conocidos como sistemas ERP, son de los más utilizados en el mercado. Tienen la función de ayudar a los altos directivos de una empresa a controlar el flujo de información y proporcionar una vista integral de cada una de las áreas que conforman la compañía para su mejor gestión y toma de decisiones. 

Su tecnología registra e integra los procesos de negocio y ayuda a las empresas a optimizar sus procesos para tener una mayor comprensión de la empresa a través de la automatización. Con este tipo de programas, los líderes de negocio pueden actuar con más rapidez con la seguridad de que estarán basando sus decisiones en información confiable y en tiempo real. 

Componentes del sistema de información de colaboración empresarial:

• Datos
• Hardware
• Software
• Procedimientos (estandarizados)

Ejemplo de sistema de colaboración empresarial: Google Workspace

Imagen de Google Workspace

Gracias a las funciones que Google agrega, los equipos de trabajo pueden colaborar desde diferentes locaciones, en tiempo real, en diferentes plataformas que les permiten dar seguimiento a procesos y proyectos. La información se encuentra en un solo sitio, estando siempre disponible, y se realizan diferentes interacciones: con documentos, con gráficas, videoconferencias, mensajes, lo que da oportunidad a modelos de trabajo remotos y asincrónicos con un mejor flujo de actividades.

6. Sistema de apoyo a la toma de decisiones 

El DSS, por sus siglas en inglés, es un sistema basado en ordenadores que es utilizado regularmente por los gerentes para tomar una decisión con el fin de resolver un problema en la empresa. Permite formular, calcular, comparar opciones y predecir escenarios para saber cuál es la mejor alternativa a tomar. Está diseñado para apoyar en situaciones complejas. 

El software utilizado tiene la función de recolectar información procedente de documentos, personal interno, modelos comerciales, experiencias o análisis externos. Con estos datos identifica problemas o desafíos. De igual forma, favorece el incremento de la efectividad del proceso de forma oportuna. 

Componentes del sistema de información de apoyo a la toma de decisiones:

• Gestor de datos (que es la base de conocimiento)
• Gestor de modelos
• Motor de conocimiento
• Interfaz de usuario
• Usuarios (cada uno con sus roles: recolectores de datos, asesores, tomador de decisiones, etc.)
• Contexto de decisión (establecido y bien definido)

Ejemplo de sistema de apoyo a la toma de decisiones: Riskturn

Imagen de Riskturn

Su enfoque está en los capitales basados en el riesgo, por lo que es una solución que interesa a los departamentos de finanzas de las empresas. Su interfaz es sencilla, y construye pronósticos de negocios en 5 pasos. Ejecuta simulaciones que dan un panorama de probabilidades bastante completo, que ayuda a tomar decisiones más inteligentes sobre el futuro financiero de la organización.

7. Sistemas de información ejecutiva 

Los EIS brindan acceso rápido a la información interna y externa relevante de una empresa. Suelen visualizarse en formatos gráficos para la presentación de datos básicos, pero detallados, con la finalidad de que los gerentes o ejecutivos puedan leer la información con facilidad. 

Una de las cualidades más sobresalientes de este tipo de sistemas es que les dan a los tomadores de decisiones los indicadores de negocio que afectan al instante. Además, permiten un análisis detallado de los que no están cumpliendo con las expectativas para determinar el plan de acción más conveniente. 

Componentes del sistema de información ejecutiva:

• Interfaz gráfica
• Indicadores de negocio (definidos por la empresa)
• Integración de bases de datos (con datamart o data warehouse)
• Usuarios
• Acceso en la nube

Ejemplo de sistema de información ejecutiva: Microsoft Business Intelligence

Imagen de Microsoft Business Intelligence

La solución de Microsoft ofrece una plataforma para almacenar, gestionar y analizar la información que una empresa considera crucial. Es posible hacer seguimientos sobre aspectos financieros, operativos, de clientes, de recursos humanos con datos en tiempo real y con una interfaz sencilla de utilizar. Gracias a sus herramientas, los directivos podrán conocer pronósticos más acertados y tomar decisiones de manera más inteligente.

Proporciona la información importante o crucial a toda la organización. Realiza el seguimiento y el análisis de la información financiera, operacional, de clientes y de recursos humanos de la organización proporcionando a los usuarios la información correcta en el momento adecuado en un formato fácil de usar.

El ciclo de vida de un sistema de información 

El ciclo de vida de un sistema de información permite una mejor elaboración de una solución o proceso que cumpla con las expectativas del cliente durante todas sus etapas. Además, a través de él, se puede tener un mayor control en cuanto al presupuesto y los plazos a cumplir. Cuenta con un modelo estructurado que va desde su nacimiento hasta su expiración y consiste en las siguientes fases: 

1. Planificación: esta fase es vista como el nacimiento, cuando surge una necesidad o requerimiento por parte del usuario. La planificación es necesaria para tener una visualización de lo que está pasando, lo que debe hacerse y establecer cómo lograrlo. Aquí aún no hay un sistema desarrollado. 
   En este sentido, el analista tiene que conocer el objetivo al que se quiere llegar para determinar qué datos o información requiere para alcanzarlo. De igual forma, analiza qué recursos necesita, sabe lo que está disponible y lo que puede usar. 
2. Análisis de requerimientos: cuando ya se conoce todo lo necesario para llevar a cabo un sistema de información, se inicia la etapa de desarrollo. En ella se elabora un diseño base del producto final. Esta iniciativa debe ser rentable y eficiente desde el principio. 
   En esta etapa, el analista realiza un análisis de requerimientos funcionales del sistema. Para tener un panorama más amplio, puede ayudarse de entrevistas o encuestas a los usuarios actuales de la empresa para conocer sus puntos de vista y necesidades. 
   Esta fase es decisiva para saber si es factible el plan de acción que hasta el momento ha emprendido el analista, y si cumple con los aspectos financieros, tecnológicos y de organización. En caso contrario, está a tiempo de hacer las modificaciones oportunas para su mejoramiento. 
3. Diseño: para este momento, el analista ya sabe lo que el nuevo sistema de información debe cumplir y puede empezar a trabajar en los planos y diseño. Al mismo tiempo, integrará la información y reportes que den sostén a la operación de la empresa. Suele basarse en el diseño de un software o infraestructura informática. Esta arquitectura tiene más que ver con la integración de interfaces de usuario, bases de datos y seguridad. 
4. Desarrollo: una vez completado el sistema, este puede pasar a un modo de prueba para afinar los últimos detalles para cumplir con las expectativas del usuario. Esta fase requiere un trabajo integral entre desarrolladores y analistas para poder incluir la tecnología e información más adecuadas. 
5. Prueba: esta fase sirve para conocer el verdadero funcionamiento del nuevo sistema de información. Aquí se elimina cualquier detalle que no cumpla con los objetivos y se hacen los cambios necesarios para que todo marche tal como se desea. Este paso precisa de una inspección exhaustiva para detectar problemas o errores y se resuelven hasta que todo quede perfectamente alineado.
6. Integración y ejecución: se hace el primer lanzamiento del sistema. Al igual que en la fase de prueba, en este paso también se requiere mucho seguimiento para atender posibles imperfecciones. Sin embargo, estas tendrían que ser menores. Una vez atendidos los últimos detalles, el sistema puede estar disponible para los usuarios finales. 
7. Operación y mantenimiento: como en todo proceso, es importante hacer un seguimiento puntual para asegurarse de que funcione como se espera. Además, el mantenimiento también debe ser regular para tener el sistema en óptimas condiciones. 

Ahora que ya conoces cuál es el ciclo de vida de un sistema de información, te brindamos algunas recomendaciones que puedes tener en cuenta al momento de implementarlo y que todo marche correctamente. 

5 consejos para implementar un sistema de información organizacional 

Suele ser un gran reto implementar un sistema de información organizacional en una empresa ya formada. Esto se debe a que, al estar ya en funcionamiento, cuenta con procesos operativos y administrativos con los que los miembros están acostumbrados a trabajar diariamente. Sin embargo, la implementación no tiene por qué volverse un dolor de cabeza si sigues las mejores prácticas para hacerlo. A continuación te damos algunos consejos puntuales. 

1. Evalúa con cuidado al proveedor del sistema de información 

Antes de realizar cualquier tipo de compra e implementación, asegúrate de evaluar al proveedor de tecnología que deseas incorporar a tu empresa. Para verificar toda la información necesaria, te recomendamos investigar cómo han resultado sus implementaciones pasadas con otras compañías, cuál es su nivel de experiencia como empresa y la de sus consultores y qué tan bien están posicionados en el mercado. 

Un buen proveedor de tecnología debe acompañarte en cada una de las etapas del ciclo de vida del sistema de información; desde la compra hasta la implementación, así como el soporte posterior en caso de que existan dudas o problemas. De igual forma, inclínate por algún consultor que brinde capacitación al personal, así estarás seguro de que todos tus empleados recibirán el entrenamiento adecuado. 

2. Establece tus procesos de trabajo 

Cuando ya sabes quién es el proveedor adecuado para ti, lo mejor es que para ese tiempo ya tengas establecidos los procesos de trabajo de tu empresa. Es decir, cuáles son los objetivos a los que quieres llegar con el nuevo sistema y cómo funciona específicamente tu compañía diariamente. De esta forma, el experto podrá hacer una implementación a la medida. 

Para esta definición requieres destacar cuáles son los tiempos que manejas en tu empresa. Por ejemplo: cuánto tardas en realizar un pedido de inventario, cuál es el tiempo que tu área de ventas tarda en cerrar un trato, cuáles son los tiempos que ocupa tu área de producción, etc. De la misma forma, determina los recursos y el personal que es necesario para llevar a cabo estas tareas y cumplirlas correctamente. 

En el sentido de los objetivos, debes tener en claro en dónde se encuentra hoy en día tu empresa y cuáles son las proyecciones que esperas lograr en el futuro.

3. Comienza la implementación lo antes posible 

Sabemos que implementar un nuevo sistema de información lleva tiempo y se deben hacer las planificaciones correspondientes. Por eso mismo, el tiempo es oro y lo mejor es que tanto tú como tu proveedor empiecen a trabajar lo antes posible para que los cambios puedan verse más rápidos. 

Es común que las empresas retrasen un poco esta implementación, pues no desean parar uno o más días enteros sus operaciones. Sin embargo, como ya se ha destacado, el nuevo sistema de información traerá muchas más grandes ventajas en tu compañía, y al ponerlo en funcionamiento podrás trabajar de forma más ágil y rápida. 

En el momento en que los expertos hagan la implementación, puedes aprovechar el tiempo para empezar a capacitar a todos tus empleados. Cuanto más rápido los familiarices con el nuevo sistema, más rápido podrán dominarlo. 

4. Crea un manual de procedimientos 

Si bien tu nuevo sistema de información te ayudará a expandir tus procesos, también puede llegar a volverse más complejo hasta el momento en que todos logren dominarlo. Esto es normal y requiere tiempo de capacitación y concentración. Pero una forma de aligerar las operaciones es crear un manual de procedimientos que esté disponible para todos, según su área correspondiente.  

El manual de procedimientos podrá servir para relevar todas las áreas de tu empresa y mantener por escrito todos los procesos para gestionarla. Debe contener la interacción que tiene un área con otra y el flujo de información que existe para poder llevar a cabo una operación correctamente. 

Es posible que durante la realización de este manual aparezcan inconsistencias de las que no te habías percatado. Esto es normal y te da la oportunidad de replantear procesos y operaciones. Tómalo como una ventaja para reunirte con las áreas correspondientes y discutir cómo podrían mejorar sus labores por medio del nuevo sistema de información organizacional. 

5. Haz seguimientos y evaluaciones constantes 

Un nuevo sistema de información organizacional traerá muchos desafíos consigo. Aun así, esto no es una desventaja. Mientras mantengas tus procesos y objetivos claros, solo será cuestión de que te asegures de que todo marche como se supone. 

Haz seguimientos regulares para verificar si los cambios que están surgiendo se alinean a las necesidades previamente establecidas por tu empresa. De igual forma, mantén un acercamiento con tus colaboradores para saber si siguen teniendo dudas o problemas para adaptarse al nuevo sistema. 

Como lo mencionamos en un punto anterior, es importante que tu proveedor siga teniendo contacto contigo, aun después de haber puesto en funcionamiento el sistema con éxito. Con su apoyo podrás resolver muchas dudas tanto tuyas como de tus empleados, y así lograrás una transición y adopción menos complejas. 

Ejemplos de aplicaciones de los sistemas de información 

1. Turner

La compañía de entretenimiento, deportes y noticias global apostó por hacer la implementación de un sistema de información ERP para integrar sus aplicaciones y estandarizar sus procesos operativos en Chile, Colombia y México. Para eso tuvieron que realizar una migración de procesos operativos al nuevo sistema contratado, pero sin afectar a sus usuarios de negocio. 

A través de una migración de nube a nube (de un sistema a otro) y gracias a una eficiente planificación y ensayo, se logró con gran éxito. Además, mediante esta nueva implementación mitigaron los errores con los que contaban y optimizaron sus tiempos de migración en menos de 48 horas. 

Con su nuevo sistema ERP, Turner obtuvo una reducción del 20 % en sus tiempos de ejecución en procesos internos, como facturación, cierres, reportes contables y operación general. 

2. Solistica

Solistica es una compañía mexicana de logística de terceros. Realiza 1900 entregas cada semana a 4000 clientes en siete diferentes países a través de 6000 camiones. Sin embargo, a medida que la empresa fue expandiéndose tenía que mantenerse al día en sus operaciones. Por lo tanto, los gerentes de logística debían hacer cambios en múltiples sistemas y solo podían valerse de las llamadas telefónicas y correos electrónicos para la toma de decisiones urgentes. 

Por ello, la compañía buscó aumentar su automatización para que los trabajadores pudieran dedicar menos tiempo a tareas de menor valor y pudieran concentrar sus esfuerzos en mejorar el rendimiento de las entregas y el servicio al cliente. También necesitaban un sistema que los ayudara capturar y analizar datos operativos para mejorar sus estrategias de negocio. 

Una vez que incorporaron el nuevo sistema de información, aumentaron sus entregas en un 20 % y mejoraron su capacidad de carga de camiones, esto incrementó del 3 % al 5 % su capacidad para recibir más envíos. Además, con la incorporación de un ERP y otro sistema especializado para la gestión de transporte lograron un gran ahorro en activos y disminuyeron sus gastos entre un 20 % y 30 %. 

3. Talent Clue

Talent Clue es un software de reclutamiento que, gracias al sistema de información de marketing que brinda HubSpot, logró aumentar sus ingresos en 291 %. ¿Cómo lo hizo? Combinando el poder que tiene la plataforma, para dar seguimiento a cada lead y cliente, con el inbound marketing. Así, generó contenidos que lograron posicionar su software como la opción ideal para las empresas del mercado en español.

También, con ayuda de esta aplicación de un sistema de información, aumentó su base de clientes y se perfiló hacia nuevos mercados: si antes era una SaaS enfocada en pymes, ahora tiene un buen número de clientes de grandes empresas.

Como puedes comprobar, si quieres un cambio interno integral en tu negocio que te permita unificar tus áreas e información en un solo lugar requieres un sistema de información. La tecnología no tiene otro destino más que el de seguir avanzando y con ella, los mercados y empresas tendrán que valerse de sus beneficios para tener un crecimiento sostenible. 

Un sistema de información en tu empresa puede darte ese sostén que necesitas para manejar situaciones emergentes, como las que se viven actualmente. No dejes la digitalización de tus procesos y operaciones para después, el futuro es hoy.