¿Qué es y cómo hacer un Análisis de Riesgos?

Una de las mejores prácticas que pueden existir en la gestión de cualquier empresa es el análisis de riesgos. Pero este no se lleva a cabo únicamente cuando hay dinero de por medio: el análisis de riesgos es una herramienta muy útil para cualquier proyecto o proceso que pueda tener un gran impacto en tu organización —independientemente de su repercusión económica.

En este artículo te mencionaremos algunos de los modelos más utilizados, la importancia de realizarlo y cómo implementar uno con una plantilla gratuita.

¿Para qué sirve un análisis de riesgos?

Aunque un análisis de riesgos no impedirá que algo salga mal, sí será útil para que se tenga un panorama realista que considere tanto lo positivo como lo negativo y, por lo tanto, para que fomente mayor confianza entre los involucrados frente a la certeza de que las decisiones que van a tomarse están bien sustentadas.

Tendrás planes de contingencia en caso de que algo no se desarrolle como lo planeado que facilitarán las acciones posteriores a cualquier inconveniente o contratiempo que pueda surgir  como: tiempos de entrega un proveedor externo, el clima o el tránsito en la ciudad que detiene un pedido importante.

Cada proyecto que tengas activo o a punto de comenzar necesitará un análisis de riesgos determinado, por lo que no existe un modelo único que puedas implementar en cada ocasión que lo amerite. Aquí vamos a mencionarte algunos que te serán útiles (sobre todo si es la primera vez que lo realizas), pero notarás que con el paso del tiempo deberás adecuar los métodos que te mostramos para que funcionen a la medida de tu organización.

Pero antes de ahondar en las metodologías de los análisis de riesgos, hablemos de las dos grandes vertientes de esta metodología.

Las vertientes de análisis de riesgos

El análisis cualitativo de riesgos

Esta vertiente es ideal cuando no cuentas con muchos recursos para un análisis robusto. Por eso este tipo de análisis el más utilizado para la toma de decisiones en empresas que todavía no son muy grandes para las que el nivel de riesgo también es bajo.

También es el análisis idóneo cuando no tienes acceso a muchos datos para considerar un puntaje por riesgo, sino que optas por una valoración un poco más subjetiva, ya que tomas en cuenta el juicio propio y la experiencia que tienes hasta ese momento para considerar las amenazas a tu proyecto.

Se pueden considerar como análisis cualitativos el brainstorming, cuestionarios, entrevistas, evaluación a grupos, opiniones de expertos y especialistas.

El análisis cuantitativo de riesgos 

Por otro lado, el análisis cuantitativo utiliza métodos más certeros y matemáticos, pero que también necesitan tiempo, personal y, en algunas ocasiones, inversión financiera para llevarse a cabo.

En su desarrollo, es posible que asignes un valor numérico a las probabilidades de que algo suceda, sea bueno o malo. En ocasiones se sugiere que lo realices después de un análisis cuantitativo, o de manera simultánea, aunque puedes hacerlo de forma independiente.

Siempre que haya oportunidad, te recomendamos que implementes un análisis cuantitativo de riesgos, pues es un complemento que permite que tengas una apreciación más certera de lo que puede amenazar tus proyectos, ya que se basa en datos medibles.

Dentro de este análisis, se consideran herramientas las listas de chequeo, matriz de control y software para la gestión de riesgos. Una vez que conoces los enfoques o vertientes podemos hablarte de las metodologías que suelen usarse para hacer un análisis de riesgos

Las 5 metodologías más utilizadas para el análisis de riesgos

Montecarlo

Este es un análisis cuantitativo de riesgos basado en un modelo matemático. La idea es que le asignes un valor numérico a las variables que pueden presentarse en tu proyecto y que realices una cantidad de repeticiones de cada una para que hagas un puntaje en varios escenarios.

El modelo Montecarlo le debe su nombre al principado de Mónaco, famoso por sus casinos, porque el análisis juega con distintos escenarios que se generan al azar. De hecho, este modelo puede implementarse a través de un software para que sea más ágil y se tomen en cuenta tantas repeticiones de variables como sean convenientes.

Con los resultados que se obtienen del método Montecarlo crearás una estadística que te arrojará datos muy valiosos —como las probabilidades de que las variables consideradas sucedan, los valores mínimos y máximos, entre otros.

What if

El What if («Qué pasaría si», en español) es un método para realizar análisis cualitativos. Puede llevarse a cabo como un primer estudio. Su función es la de imaginar distintas circunstancias que pueden ocurrir durante un proceso: se plantean gracias a las consideraciones de un grupo de colaboradores que conocen el funcionamiento de cada etapa.

Es básicamente hacer un brainstorming con expertos que saben las consecuencias de que una herramienta no funcione correctamente, que un proveedor no cumpla con una fecha de entrega, o cómo afecta al proyecto el hecho de que no se alcance un objetivo a la mitad de su desarrollo. Además de los problemas que proponen, los involucrados proponen soluciones o una forma de mitigar el impacto de estos escenarios.

Este método ayuda a tener un panorama realista que te permita entender cuáles son los riesgos a los que debes poner más atención.

Matriz FODA

La matriz de fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas es uno de los métodos que más se utilizan dentro de la gestión de una empresa. Además, es muy buena herramienta de análisis cualitativo en una etapa temprana de toda organización. Si es tu caso, podrás observar de cerca aspectos que te ayudarán a resolver detalles durante el crecimiento de tu empresa.

La matriz FODA consiste en hacer un documento en Excel en el que escribas todas las fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas de los proyectos para los que quieras identificar riesgos. Te permite hacer un análisis interno, que quizá no harías en otras circunstancias (fuerzas y debilidades), y luego hacer un contraste con las circunstancias externas (oportunidades, amenazas) para comprender mejor en qué áreas se necesita establecer un plan de prevención de riesgos.

Diagrama de Ishikawa

También conocido como diagrama cola de pescado, es una representación gráfica de un problema a analizar, en el que se ve la relación que hay entre causa y efecto para un proyecto en particular.

Gracias a esto, es todavía más sencillo comprender la manera en que cada causa principal y sus secuelas se encadenan con las siguientes hasta convertirse en un problema. Al visualizarlo de esta manera, es sencillo identificar cómo influye en un proceso una amenaza y cuáles de todas las amenazas conviene atacar primero.

Check list

Este método se crea en dos momentos. Primero deberás hacer un cuestionario con una o varias personas expertas en tu proyecto para que puedas analizar los momentos críticos de cada una de las etapas. Así podrás saber qué se necesita para que todo se lleve a cabo con la menor cantidad de problemas posibles: desde permisos o herramientas hasta lo que es responsabilidad de tus colaboradores, etc.

Una vez que tienes todo eso claro, entonces puedes crear una check list o lista para verificar en cada una de las etapas del proyecto. Este método se considera también como uno de gestión de riesgos, ya que a medida que vas avanzando, compruebas que se tiene todo lo necesario; si durante el proceso notas que algo no está saliendo conforme a lo planeado, podrás adelantarte y evitar los problemas que ese primer error o carencia causaría si se deja desatendido.

¿Cómo hacer un análisis de riesgos?

Si es la primera vez que estás por realizar un análisis de riesgos, sigue los siguientes pasos y aprovecha la plantilla gratuita que hemos creado en HubSpot.

1. Considera los riesgos que amenazan tu proyecto

Haz una lluvia de ideas con las personas que estarán involucradas o que ya han participado en el proyecto que estás por emprender y enumera los riesgos que comúnmente se presentan. Empieza desde lo más simple hasta lo más complicado.

2. Categoriza los riesgos

Una vez que tengas la primera lista, divide los riesgos. Puedes clasificarlos con base en la etapa del proyecto, el responsable de cada tarea u otros parámetros como si se trata de una amenaza interna o externa. Cada análisis requerirá que utilices distintas categorías, ya que no siempre lo utilizarás para el mismo tipo de actividad; no te sorprendas si descubres que las clasificaciones cambian constantemente.

3. Califica cada riesgo

Aquí debes darle un valor a cada riesgo de impacto (con una escala de 1 al 4 o más si consideras que es necesario) y también establecer el porcentaje de probabilidad que cada riesgo tiene para presentarse. Por eso es importante que el análisis no lo realices en solitario, sino que consultes a las personas que más saben al respecto.

Con estos valores y porcentajes será más fácil que sepas a cuáles riesgos debes ponerles más atención.

4. Piensa en una respuesta o solución para los riesgos

Un plan B o una respuesta no tiene que ser perfecta sino realista. Según el momento en que se presenta cada problema, podrás reaccionar con rapidez o no, así como destinar los recursos disponibles en esa etapa. Aquí también es importante que identifiques el elemento clave que ayudará a que la o las soluciones se pongan en marcha, es decir, qué es lo que te avisará que hay que poner a trabajar el plan B.

Por ejemplo, si a la mitad de tu proyecto tu proveedor clave no puede cumplir con su parte, es imposible que regreses el tiempo y contrates a otro. De cualquier manera, quizá tengas oportunidad de adelantarte a otra etapa, pausar la actual y darle oportunidad a tu proveedor original para ponerse al día y cumplir con los recursos que te había prometido.

5. Calcula de nuevo los riesgos

Gracias al paso anterior, podrás hacer un nuevo cálculo de tus riesgos. A partir de este paso, ya tienes una visión más realista sobre las amenazas y el impacto que pueden tener en tu proyecto.

¿Quieres conocer cómo luce este análisis de riesgos al ponerse en marcha? Sigue leyendo porque te presentamos un análisis de riesgos que te permitirá conocer a detalle el procedimiento.

Ejemplo de un análisis de riesgos con la plantilla de HubSpot

Vamos a utilizar un ejemplo de una marca de zapatos que tiene venta en línea a nivel nacional, pero que necesita materiales importados para ofrecer un producto de alta calidad. El proyecto es el lanzamiento de nuevos modelos y existe la posibilidad de que los clientes pidan diseños personalizados para fin de año.

1. Considera los riesgos que amenazan tu proyecto

Hay cuatro riesgos para este ejemplo:

• El proveedor principal no tiene la materia prima.
• Restricciones en las aduanas que provocan un atraso en la entrega de materia prima.
• No hay mano de obra suficiente para la fabricación de pedidos.
• Generación de más pedidos personalizados de los que se pueden cumplir.

2. Categoriza cada riesgo

Aquí se clasifican con base en quién es el responsable o de dónde viene el riesgo.

3. Califica los riesgos enumerados

Se indica el impacto (bajo, medio o alto) que tiene en el desarrollo del proyecto para que avance de la mejor manera. Luego de mencionar el porcentaje de probabilidad de que suceda, lo calificamos del 1 al 4, según su nivel de importancia. 

4. Piensa en cada respuesta para resolver los riesgos

En este ejemplo hay una sola respuesta, pero tú puedes escribir todas las respuestas que consideres apropiadas. Es importante que incluyas el disparador, es decir, lo que te indicará que el riesgo que anticipaste puede suceder. Recuerda que lo importante es cubrir todos los frentes posibles de manera realista.

5. Calcula de nuevo los riesgos

Gracias a que ya hay un plan de acción para los riesgos, ya pueden apreciarse desde otro punto de vista. Aquí puedes ver cómo si implementas las soluciones hay una nueva calificación para los riesgos

Con este ejemplo y toda la información de este artículo, la creación de un análisis de riesgos para cada proyecto prioritario de tu empresa será mucho más sencilla. Realiza análisis para todos los procesos que sean necesarios y observa cómo te ayudan a mejorar el rendimiento en tu empresa.