Qué es un webinar y cómo hacer uno altamente efectivo

¿Has pensado alguna vez en realizar un evento empresarial único y divertido para tu público objetivo y tus clientes? Un evento con contenido atractivo, ejercicios interactivos y redes, todo con el potencial de mejorar el conocimiento de tu marca y convertir más clientes potenciales en clientes de pago para aumentar tus ingresos. 

Las estadísticas no mienten, de acuerdo con GoToWebinar, los webinar (o conferencias web) son uno de los tres tipos de contenido más consumidos en los canales B2B y que mejoran el engagement. Para crear un webinar altamente eficiente es necesario que cumpla con las tres características básicas del contenido de calidad: inolvidable, entretenido y útil. 

Dichas características pueden cambiar con respecto a la implementación del inbound marketing dependiendo de tu negocio y de la industria en la que te desempeñes. Sin embargo, un webinar es una de las mejores maneras de conseguir leads mejor calificados. 

Un webinar es el equivalente a dar una conferencia con la única diferencia de que no ves físicamente al público. ¡No te asustes! No es algo tan protocolario, ya que lo puedes hacer desde tu casa. 

El webinar debe educar, demostrar, instruir o explicar algo a sus asistentes y ayuda a tu empresa a posicionarse como experta en tu industria, a mejorar el conocimiento de marca y aumentar las conversiones y ventas. Es recomendable que aunque tu webinar sea en vivo o no, siempre debe grabarse; de esta manera tendrás esos archivos como referencia futura en tu sitio web, ya que los webinars suelen ser una excelente fuente de contenido permanente.

Además, puedes compartir el contenido de tu webinar a través de una biblioteca de recursos (similar a la biblioteca de webinar gratuito de HubSpot) en tu sitio web, de esta forma, los visitantes de tu sitio, los clientes y los miembros del equipo podrán consultarlo fácilmente desde una ubicación en cualquier momento. 

¿Para qué sirve un webinar?

Los webinars permiten que las empresas creen eventos interactivos para sus clientes y potenciales clientes, sin importar su ubicación física. Pueden ser utilizados para generar leads y conversiones, mejorar el brand awareness y aumentar los ingresos.

Elementos de un webinar

• Evento principal
• Anfitrión y presentador(es)
• Asistentes
• Computadora de escritorio o portátil con cámara y micrófono
• Presentación (generalmente en forma de diapositivas)
• Elemento interactivo para que los asistentes participen (por ejemplo, encuesta, sondeo o debate)
• Software de seminarios web 

Si quieres tener una idea más clara de cómo se ve un webinar, te recomendamos ver este que hicimos junto con el equipo de Twitter: #TweetSmarter, donde aprenderás cómo aumentar tus conversiones en esta red social. Este es un webinar tipo presentación donde se comenta cada diapositiva de PowerPoint y el ponente aparece en una ventana pequeña como si estuviera en una videoconferencia. 

Beneficios de un webinar

Los webinars les brindan a las empresas la oportunidad de organizar un evento digital interactivo para los miembros de un público objetivo y clientes, sin importar en dónde se encuentren. Son una forma eficaz de llegar a muchas personas. A continuación vamos a analizar algunos de sus beneficios con mayor detalle:

1. Personaliza el contenido

Los webinars son una forma sencilla de crear contenido único y personalizado para tu marca, ya que puedes incluir una variedad de funciones de presentación para mejorar la experiencia de los espectadores y miembros de la audiencia, como herramientas de dibujo, actividades interactivas, diapositivas, encuestas, chat y más. 

2. Bajo costo

Los webinars son económicos. Piénsalo de esta manera: si organizaras un evento en persona con tu público objetivo y clientes, es muy probable que tengas que alquilar un espacio, pedir comida, comprar equipo de presentación, pagar limpieza, etc. Mientras que si haces un webinar vas a ahorrarte dinero e incluso puedes organizarlo de forma gratuita. 

3. Educa a los prospectos y clientes sobre tu producto o servicio

Los webinars son una manera sencilla de educar a tu audiencia. Puedes optar por explicar los beneficios de tu producto o servicio, revisar capacidades y características o incluso concentrarte en cómo resuelves los desafíos de tus compradores y clientes actuales. 

4. Demostración de tu producto o servicio

Además de educar a los asistentes, también puedes proporcionar una demostración instructiva sobre cómo pueden usar o implementar tu producto o servicio. 

5. Posicionamiento

Al organizar un webinar, puedes establecerte como un líder intelectual de tu industria. Si organizas de manera regular webinars educativos, a través de los cuales los asistentes obtienen consejos prácticos con los que puedan aprender algo nuevo, es más probable que adquieras más autoridad en tu industria. 

6. Incrementa el awareness

Los webinars son otra forma de incrementar el awareness, ya que puedes dirigirte a tu público objetivo y alentar a los miembros de tu audiencia a compartirlo con otras personas y, de esta forma, reforzar el reconocimiento de tu marca.

7. Impulsa conversiones

Puedes utilizar los webinars como fuente de conversiones e ingresos al establecerte como líder de opinión. Los prospectos estarán más inclinados a confiar en ti y, por lo tanto, en tu producto o servicio. Además, a medida que promocionas y compartes tu webinar, el aumento de awareness conducirá a mayores conversiones. 

1. Panel de expertos

Con este formato es posible atraer a más audiencia; puedes invitar a un experto de la industria, ya sea interno o externo a tu empresa, para discutir lo que sea alrededor de tu negocio.

2. Entrevista

Piensa en los diversos temas que los miembros de tu audiencia quieren escuchar y luego busca un entrevistador y un entrevistado adecuados para organizar una entrevista. Puede ser un líder intelectual interno o externo, un miembro de tu equipo, un cliente actual y leal o incluso alguien fuera de la industria.

3. Presentación o demostración de producto o servicio

Este formato de webinar proporciona a tu audiencia una presentación o demostración de tu producto o servicio, con el fin de presentarles claramente los beneficios y las aplicaciones de lo que estás vendiendo. 

4. Preguntas y respuestas

En este tipo de formato puedes invitar a un miembro de tu junta directiva para que organice las preguntas y respuestas y hacer que los empleados (representantes de ventas, de servicio, especialistas en marketing, gerentes de producto, etc.) respondan las preguntas que tengan los miembros de la audiencia. 

5. Instructivo

Con un webinar puedes enseñarle a tu público objetivo cómo hacer algo, por ejemplo lograr un objetivo. Observa bien a tus compradores y revisa cuáles son sus desafíos, elige uno de esos obstáculos y ofréceles un instructivo de cómo pueden solucionarlo de manera efectiva. 

6. Chat casual

Ya sea con un miembro de tu equipo o un líder externo, este formato de webinar te permite crear un chat casual con tu público objetivo. De esta manera, los miembros de la audiencia pueden sintonizar, sentarse y disfrutar de una conversación natural haciendo preguntas y generando nuevas direcciones durante una discusión. 

7. Caso de estudio

Con este formato de webinar puedes invitar a los clientes a asistir para hablar sobre cómo tu producto o servicio ha resuelto diversos desafíos de uno de tus clientes leales. Mira tus casos de estudio y selecciona cuál es el más convincente para mostrar. 

Ahora que sabes en qué consisten los diferentes formatos de webinar y para qué sirven, te diremos cómo crear un webinar altamente efectivo.

1. Haz que tu contenido vaya de acuerdo con lo que buscan tus buyer personas

Revisa bien las búsquedas de información de tu público objetivo y encuentra un tema y un titular atractivos. Por ejemplo, GROU hizo un webinar sobre inbound marketing, pero en lugar de llamarlo «Introducción al inbound marketing» lo tituló «Las Mentiras del Marketing Digital» para hacerlo más interesante.

2. Utiliza un proveedor que te permita tener una URL de registro

Establece contacto con el proveedor de software para el servicio de webinar, el cual te brindará un enlace para los registros. Los mejores están en inglés, aunque son muy intuitivos y fáciles de utilizar. Nuestras sugerencias son:

• GoToWebinar: es todo un clásico de los webinars. Tiene planes a partir de 89 USD al mes, sus resultados son impecables y de buena calidad. Te conviene si ofreces varios webinars al mes. 
• WebEx: otro clásico, aun más barato, con distintos planes y soporta webinars de hasta 300 asistentes.
• AnyMeeting: es gratis durante 30 días en todos sus planes, que van desde 50 hasta 1.000 asistentes.
• Zoom: tiene planes mensuales o anuales que permiten desde 100 hasta 10.000 participantes. 
• ClickMeeting: puedes utilizar su versión de prueba por 30 días con planes desde 10 hasta 1.000 asistentes. 

3. Crea una landing page de registro para facilitar el seguimiento

Es muy importante crear una landing page para cada webinar. Esto te servirá para detallar toda la información del evento y, además, para administrar esa base de datos como parte de tus acciones de lead nurturing. 

Por ejemplo, observa cómo IEBS Business School tiene páginas para cada una de sus ofertas de seminarios web, como es el caso de «Alternativas de acceso al mercado laboral»

Imagen de IEB School

Basta con que solicites el correo electrónico de los visitantes, así como su nombre y organización. Si deseas conocer más acerca de sus actividades, puedes pedir que seleccionen cuál es su interés en tu contenido: si se trata de agencias especializadas que buscan conocimientos técnicos, si son empresas en busca de proveedores o simplemente son profesionistas que quieren ahondar en un  tema. 

Ten en cuenta que cuanto más campos deban llenar, menor será la cantidad de respuestas. Esto puede traer beneficios si lo que buscas es una audiencia reducida y altamente interesada en tu oferta.

Confirma que el registro del webinar esté completo para cada asistente que se haya registrado. Puedes hacerlo enviando a quienes se hayan registrado a una nueva landing page con los detalles de confirmación. Otra opción es enviar correo electrónico de seguimiento a los asistentes poco después de completar el registro.

4. Diseña e implementa una campaña de promoción estratégica

No puedes esperar que los registros de tu webinar lleguen solos. Establece un plan táctico sobre cómo vas a promoverlo: desde 12 posts relacionados con el tema en tu blog (3 a la semana en el mes previo), pasando por gráficos, infografías para posts en redes sociales, además de campañas de email marketing.

También puedes utilizar publicaciones pagadas en Facebook, Twitter o LinkedIn. Mi recomendación es comenzar la promoción al menos de 3 o 4 semanas antes del día del evento con apariciones más frecuentes conforme se acerca la fecha. 

5. Haz un video promocional

Desarrolla un video de 40 segundos para describir lo que la gente aprenderá en el seminario. Te sorprenderás qué tan bien funciona esta videopromoción, ya que cada vez somos más visuales.

Por ejemplo, este video que la Universidad Tecnológica del Perú subió a su cuenta de YouTube para promocionar el webinar «Customer experience: ¿cómo enamorar a tu cliente?» de la especialista Joycie Paz: 

 

 

Video de UTP

6. Automatiza la promoción de emails usando workflows

Prepara el workflow, o flujo, de aproximadamente cuatro correos diferentes para promocionar tu webinar. El primero lo enviarás un mes antes del webinar, el segundo tres semanas antes; el tercero, una semana antes; mientras que el cuarto, 2 horas antes de iniciar la transmisión. Pueden parecer muchos correos, pero la mayoría de las personas se registra poco tiempo antes del evento.

Incluye detalles en tus mensajes sobre el equipo necesario para participar en el webinar, como una computadora portátil con Wi-Fi estable, parlantes, un micrófono y una cámara. También puedes proporcionar información sobre tus presentadores o el elemento interactivo del webinar para entusiasmar a los asistentes. 

Proporciona instrucciones claras sobre cómo tus asistentes se unirán o verán el evento. Por ejemplo, puedes incluir un enlace para unirse o ver el webinar en el correo dos horas antes de iniciar la transmisión. 

7. Establece expectativas para participación y graba tu webinar para utilizarlo como contenido

Los webinars deben ser interactivos, por eso es importante que establezcas las expectativas desde el principio y hagas que tus presentadores las reiteren al comienzo del evento, para que todos estén en la misma sintonía. Si tu webinar es en vivo, facilita la participación y el debate durante todo el evento o reserva tiempo para el debate y las preguntas y respuestas al final. 

Si el webinar es pregrabado, establece una ventana de tiempo después de que se haya compartido para que los asistentes envíen preguntas. Luego, los presentadores podrán grabar o escribir las respuestas y enviarlas al asistente correspondiente.

En cualquier caso, no te olvides de grabar el webinar que estés haciendo. Esto te permitirá tener el contenido que te generará leads por mucho tiempo más. Una vez realizado el webinar, debes enviar un correo de agradecimiento a todos los registrados con un vínculo a esa grabación, que ubicarás en tu página de agradecimiento. 

8. Diseña una campaña visual

Desarrolla una campaña con imágenes e infografías para publicar desde tres semanas antes. Todos los días puedes publicar (tanto en redes sociales como en tu blog) con el enlace que lleva tu landing page de inscripción. Piensa que la mayoría de las inscripciones no se generan en redes sociales, pero sí son el medio más importante para crear expectativas.

9. No leas desde una diapositiva ni te olvides de un temario

Ya que darás un webinar enfocado en el área en que eres experto, debes mostrar soltura y seguridad en lo que dices. No es recomendable que utilices tus diapositivas, infografías o cualquier otro soporte visual como un sustituto de tu discurso, así como tampoco es necesario que sigas un guion al pie de la letra.

Lo mejor es que escribas un temario breve y algunas frases que te ayuden a encaminar la conversación. Redacta estas pautas y subtítulos para que haya un hilo conductor durante toda la sesión. 

10. Decide qué formato utilizarás

¿Serás el único ponente de este webinar? No olvides que puedes tener invitados que aporten valor de acuerdo con tu temario. Incluso puedes tener presentadores que te ayuden a que la audiencia se anime a generar expectativas positivas para el encuentro. 

También puedes optar por un panel de discusión con otros ponentes o con los asistentes. Esto será muy útil si decides que habrá un máximo de 20 o 30 personas, con quienes podrás conversar de forma abierta, sobre todo si se trata de especialistas de un nicho o de representantes de empresas con retos semejantes. En fin, explora todas las opciones de formato que ya conoces.

11. Crea un sistema de comunicación con tu audiencia

Escoge una herramienta que te permita comunicarte con tus seguidores y con cada una de las personas que decidieron entrar al webinar. La mayoría de los programas permiten una ventana de chat donde podrás leer sus preguntas. Más adelante en este artículo mencionamos algunos software gratuitos para hacer un webinar.

También puedes dejar un cuestionario abierto en tu landing page donde los participantes envíen preguntas por anticipado. Eso también te ayudará a organizar tu temario y saber cuáles son los enfoques específicos que le interesan a tu audiencia. 

12. Logra que las acciones de venta estén en sintonía

Ya sea que tengas un equipo de ventas o que hagas esta labor por tu cuenta, es importante que sepas qué harás con todos los leads que generaste. Crea listas de correo segmentadas, de acuerdo con las necesidades de contenido de los asistentes y haz que tu oferta llegue a los momentos adecuados. 

Si tu webinar tenía como fin promocionar un producto o servicio, puedes hacer un seguimiento por email dos o tres días después. Así puedes hacer preguntas posventa para quienes sí compraron tu oferta o preguntas específicas para quienes no lo hicieron, pero están interesados. 

Steven Essa, especialista en webinars y educación digital, sugiere enviar un correo donde ofrezcas planes de financiamiento a quienes mostraron interés, pero no aceptaron la oferta inicial. Puedes hacerlo, por ejemplo, si promocionaste un curso o una asesoría. 

13. Haz un ensayo

Crea un webinar de ensayo uno o dos días antes de la presentación real. Pide a algunos de tus seguidores o amigos que asistan al evento virtual para comprobar que todo funciona correctamente: desde el audio y video hasta el chat en vivo. Así tendrás la seguridad de que sabrás solucionar problemas técnicos en caso de que ocurran. 

Software para hacer un webinar gratis

Si quieres hacer un webinar de prueba o las opciones de software de pago no son para ti, puedes crear tu propio evento con ayuda de estas herramientas:

Free Conference Call

Crea tus webinars virtuales con ayuda de este software gratuito, donde tendrás la opción de compartir tu pantalla para ofrecer apoyo visual a quienes asistan. Una cuenta gratuita permite hasta 1.000 participantes.

Para comenzar, simplemente debes crear una cuenta con tu correo electrónico y una contraseña. Lo mejor es que no hay límite de tiempo por evento, podrás cambiar de presentador y tendrás una pizarra a tu disposición.

Imagen de Free Conference Call

Apache OpenMeetings

Quizá Apache OpenMeetings no es la opción más amable a nivel visual, pero sí tiene funciones adecuadas, ya que puedes compartir audio y video, grabar tus webinars, seleccionar el área de la pantalla que quieres compartir y crear un sistema de moderadores en el chat.

También tendrás un área de mensajes privados y un calendario integrado. Sin duda, es una opción que vale la pena probar. 

Imagen de Apache OpenMeetings

BigBlueButton

BigBlueButton es un software de código de abierto que está enfocado en dar conferencias y facilitar la educación alrededor del mundo. Es reconocido por su calidad de audio y video, incluso en grupos amplios.

Imagen de BigBlueButton

Además de estas opciones, puedes utilizar tu canal de YouTube o tu página de marca en Facebook para organizar tu próximo webinar, por medio de un video en vivo. Ten en cuenta que en estos medios podrás llegar a más usuarios, porque la mayoría de tu público tendrá una cuenta activa en alguna de estas redes sociales. No obstante, si buscas tener un webinar con una audiencia más exclusiva, será mejor que utilices una plataforma distinta. 

Consejos durante el webinar para hacerlo altamente efectivo

Ahora que llegó el momento de llevar a cabo el webinar, te sugerimos no debe durar más de 45 minutos (con tiempo extra para preguntas). Te dejamos algunos consejos para hacerlo altamente efectivo:

• Al empezar tu webinar, lo primero que debes hacer es presentarte (quizás muchos te conocen, pero habrá gente que no), luego da una introducción general del tema y menciona cuáles asuntos abordarás durante tu presentación.
• Concéntrate en resolver dudas más que en mostrar tu talento de orador. Habla de forma simple y directa tratando de cubrir los problemas más comunes que enfrentan los consumidores en tu industria y sus causas. Después, ofrece tu visión sobre cómo solucionarlos. Piensa siempre en dar contenido valioso y útil, que los asistentes puedan poner en práctica para obtener resultados rápidos.
• Deja al final la promoción de tus productos o servicios, sin mostrarte demasiado comercial. Muestra el vínculo de las páginas donde ofreces más información para aquellos que estén interesados. 
• Finalmente, asegúrate de grabar el webinar porque muchos de los que se inscriben querrán verlo otra vez o compartirlo a gente cercana. 

Después del webinar, es bueno enviar un correo electrónico a todos los inscritos con un enlace de la grabación. Nosotros te recomendamos que sea al día siguiente aunque muchos lo hacen el mismo día, es tu decisión. 

Poner ese video en tu sitio web te permitirá, a través de HubSpot, hacer un seguimiento de visitas y descargas. Si lo que quieres es seguir generando leads con este webinar te recomendamos poner esta grabación en una landing page con un formulario para descargar. 

Considera que la mayoría de los participantes de un webinar son leads calificados. Algunos serán competidores porque quieren ver lo que haces, pero la mayoría serán clientes potenciales que requieren la solución que tú ofreces. ¡Aprovecha la oportunidad de acercarte a ellos!