Plan Operativo Anual: 5 puntos para crear tu POA (con ejemplos)

Seguro alguna vez has tenido que planificar un viaje familiar o de amigos. Sin duda, son muy divertidos, pero también requieren mucho esfuerzo para que todo salga según lo esperado. Pero ¿cómo lograr que este viaje no se vuelva un dolor de cabeza? Con una correcta planeación, o dicho de otra manera, con un plan operativo. Así podrás elegir el destino, la duración del viaje, el lugar de hospedaje, las actividades y, lo más importante, el presupuesto de gastos (pues nadie quiere quedarse a medio camino por falta de gasolina).

A su vez, este plan requerirá la participación de todos los que viajarán. Esto implica repartir ciertas actividades, por ejemplo: uno llamará a diferentes hoteles para cotizar algo acorde a su presupuesto, mientras que otro coordinará las actividades más interesantes que pueden realizar en el destino al que se dirigen, etc. 

Como puedes notar, organizar un viaje conlleva cierto nivel de colaboración. Y para que todos regresen felices de su viaje de ensueño, necesitan liderazgo y una buena coordinación.

La planificación de metas de una empresa no es diferente. El éxito de un equipo de trabajo solo puede lograrse a través de un plan. En él, al igual que en los proyectos familiares, se deben integrar los objetivos y metas a mediano y largo plazo. Sin este plan, los colaboradores pueden perder de vista su enfoque y descuidar las actividades que deben realizar para obtener los resultados en determinado periodo de tiempo. 

Para ello existe el Plan Operativo Anual, con él, las empresas buscan asegurarse de que sus proyectos se están ejecutando de acuerdo con los tiempos y los objetivos propuestos.

A continuación profundizaremos un poco más en el tema y te mostraremos cómo realizar un plan para tu compañía. 

Este plan debe estar alineado con el plan estratégico de la empresa, con el que tiene similitudes. Sin embargo, el plan operativo sirve para concretar las metas que una organización debe o quiere conseguir durante el año. Con él, tu empresa y sus miembros sabrán cómo actuar cuando se emprenda un nuevo proyecto o surjan problemas. Este documento debe contener: 

• Estadísticas e indicadores anuales
• Actividades para lograr cada meta
• Personas responsables de cada actividad
• Recursos necesarios
• Cronograma de actividades

Entre sus principales características, el POA debe ser un documento breve, concreto y sencillo. Para elaborarlo se requiere la participación del personal o el equipo que hará uso de él. Además de los objetivos y las descripciones de las actividades, el plan debe incluir fechas límite para concluir las tareas indicadas. 

Por lo regular, este plan es liderado por el gerente de la compañía pues es el mando más adecuado para manejar el plan operativo, debido a que es el responsable de asignar recursos y determinar puestos y actividades. Pero todo dependerá del tipo de proyecto que se lleve a cabo.

¿Cuál es la importancia del Plan Operativo Anual en una empresa?

Cuando un equipo conformado por varios integrantes debe que realizar trabajos en conjunto, suele perderse el control de las actividades si no se realizan bajo un seguimiento preciso. El principal objetivo del Plan Operativo Anual es visualizar los procesos y objetivos que el equipo debe alcanzar mes con mes.

Elaborar este tipo de plan te permite notar errores y variaciones en tus operaciones, y hacer los cambios necesarios para mantener el orden. En esto radica la importancia de que se involucre a cada área participante. Así sabrás exactamente lo ocurre en cada sector y tendrás oportunidad de reaccionar o atender conflictos en tiempo y forma. 

La estructura de un plan operativo anual

1. Portada: agrega datos institucionales como el título del plan operativo anual, nombre del departamento o área y fecha. 
2. Índice: indica todos los temas y el orden en que los abordarás. 
3. Introducción: es un planteamiento donde se destaca la importancia del POA, sus características, metodologías, etc. Te sugerimos elaborarlo al final para que no olvides incluir ningún detalle. 
4. Justificación: se indican las razones por las cuales el POA ha sido creado y cuáles son sus contribuciones a la empresa. 
5. Estructura organizativa: este elemento ayuda a identificar a los responsables del plan operativo. También deben establecerse las actividades y labores de cada integrante del equipo. 
6. Análisis FODA: resulta necesario diagnosticar el entorno en el que se desenvuelve la empresa. En él se consideran los aspectos internos y externos que influyen en la gestión de los procesos. 
7. Objetivos estratégicos: son los objetivos generales de la empresa (de largo plazo) que definen las metas a alcanzar. 
8. Objetivos tácticos: son los objetivos a mediano plazo. 
9. Metas: se desprenden de los objetivos y deben ser específicas, medibles, relevantes y cuantificables. 
10. Indicadores: se relacionan con los objetivos estratégicos y permiten conocer los niveles de eficacia, eficiencia y productividad. 
11. Resultados esperados: pueden expresarse de forma cuantitativa y cualitativa. Se documentan con base en los planes, programas y proyectos del POA. 

Ahora que conoces la estructura general de un Plan Operativo Anual, es momento que lo lleves a la acción. Pero antes, te mostraremos algunos puntos básicos que debes tomar en cuenta para crear tu plan con éxito. 

Características de un Plan Operativo Anual

Este documento puede ser tan extenso como sea necesario para establecer todos los puntos que ayudarán a tu negocio en su planificación de 12 meses. Por lo general se estructura en categorías y listas, pero puedes formular un diseño particular, de acuerdo a las necesidades de tu empresa.

Aunque es flexible en cuanto a su desarrollo, sí existen características que esenciales a cualquier PAO:

• Debe ser claro. Necesita ser un documento que no se preste a interpretaciones o subjetividades, cada punto debe ser simple, lógico y estar ligado a un objetivo.  
• Debe ser estratégico. Un Plan Operativo Anual siempre se desprenderá de una estrategia general de negocios, del cual se desprenderán los objetivos. 
• Debe proyectarse a futuro. Todo su contenido se orienta hacia el futuro, es decir, se plantea un contexto actual, se realizan las proyecciones de a dónde se quiere llegar y cómo hay que avanzar para alcanzar ese futuro.
• Debe priorizar. Es una característica fundamental: este plan tiene que establecer prioridades para resolver primero lo más urgente, importante y necesario.
• Debe dar orden. Se trata de un documento cuyo orden permite asignar responsabilidades y delegar labores para que todo marche como un engranaje que dé movimiento a la compañía.  

Además, un Plan Operativo Anual requiere un informe detallado de tus recursos (materiales y humanos), presupuesto y objetivos por área. Su diseño contempla factores muy importantes que no debes pasar por alto: 

• Coherencia: el POA debe alinearse con el plan estratégico de tu empresa y basarse en sus estrategias comunes. 
• Comprensión: cuanto más conciso sea, mejor. Esto facilitará su comprensión y ejecución.
• Viabilidad: todos los objetivos y la información incluida deben estar respaldados por los expertos de la empresa. Antes de ponerlo en marcha, los recursos y presupuestos también deben estar asegurados. 
• Rentabilidad: se debe comprobar el costo-beneficio de cada objetivo planteado, para garantizar que todas las metas brinden un valor real a la empresa. 

Si bien cada empresa elaborará un plan diferente según sus necesidades, existen claves para lograr los resultados esperados. Los compartimos contigo a continuación. 

Veámoslo gráficamente:

1. Visualiza antes de ejecutar 

Sigamos con el ejemplo inicial de las vacaciones familiares: antes de encender el coche y partir, debes saber a qué lugar irás, conocer la duración del viaje y qué necesitarás para que tu estancia sea perfecta de inicio a fin. Comienza por una visión: quieres ir a la playa. ¿A dónde quieres ir con tu empresa? En primer lugar, debes determinar los objetivos (realistas) del proyecto a emprender.

Después, te recomendamos asignar tareas a cada uno de los colaboradores de tu equipo. Tú los conoces, sabes cómo trabajan y cuáles son sus habilidades más destacadas. Con base en sus capacidades podrás distribuir responsabilidades de forma eficaz.

Algunos requisitos importantes a considerar antes de realizar el POA son los siguientes: 

• Contar con un líder del proyecto y la aprobación de la directiva o el rango más alto de la compañía.
• Integrar la misión, visión y valores de la empresa.
• Alinear el POA al plan estratégico.
• Conocer las metodologías a utilizar.
• Asignar tareas o metas a cada persona, según su área específica.

Para definir los objetivos, te sugerimos algunas preguntas que podrían servirte para formularlos:

• ¿Tus objetivos son medibles? 
• ¿Tus objetivos tienen relación con el plan estratégico? 
• ¿Hay fechas límite para cumplirlos? 
• ¿Quiénes serán los responsables de cada labor? 
• ¿Las acciones a emprender son suficientes para alcanzar los objetivos?
• ¿Tienes los recursos necesarios? 
• ¿Los objetivos son flexibles si se presentan cambios?

Una vez que estén contemplados estos aspectos puedes pasar al siguiente punto. 

2. Determina tus metas 

Examina los objetivos que te planteaste y contesta las siguientes preguntas básicas para la realización de un Plan Operativo Anual: 

• ¿Dónde se encuentra actualmente mi empresa? 
• ¿Está en un mejor lugar que antes? 
• ¿Qué quiero lograr este año?
• ¿Cuál es mi presupuesto? 
• ¿Quiénes conforman mi equipo de trabajo? 
• ¿Cuentan con las habilidades necesarias para alcanzar los objetivos? 
• ¿Qué habilidades y cualidades requiero de mi equipo de trabajo? 
• ¿Ellos están dispuestos a hacer un esfuerzo extra para alcanzar los objetivos? 
• ¿Cómo puedo ayudar a mi equipo a cumplir con sus actividades? 

En esta fase debes establecer las fechas límite para ciertas actividades o resultados. De igual forma, considera lo que tu empresa ha logrado a lo largo de sus años activos: buenas reseñas, clientes adquiridos, aumento de ingresos, etc. 

Siéntate con tu equipo de trabajo para discutir más preguntas y aspectos. En el caso de las distribución de actividades, es conveniente que realicen una clasificación y prioricen: las más importantes, las más fáciles y las menos relevantes. Así el camino a seguir comenzará a esclarecerse. 

3. Establece un presupuesto 

El Plan Operativo Anual debe contar con un presupuesto. Antes de asignar tareas y metas para cada equipo u objetivo, debes saber qué recursos tienes disponibles. Debes considerar los sueldos, gastos operativos e inversiones en materias primas y herramientas, en caso de ser necesario.

De ser posible, acércate al área de finanzas o presupuesto para que te asesoren en cuestiones de dinero. Así evitarás equivocaciones que te hagan perder parte de tu presupuesto en acciones que no eran necesarias en tu plan operativo anual. 

4. Anuncia tu plan operativo 

Cuando ya está todo organizado, ya sabes por dónde ir y con quiénes cuentas, compártelo con el resto la organización (jefes de área o líderes que podrían estar interesados en revisar y darle seguimiento al plan). Recuerda crear informes puntuales de los avances de tu proyecto en diferentes plazos; pueden ser mensuales, trimestrales (o el lapso de tiempo que consideres oportuno). 

5. Ajusta el plan conforme sea necesario 

Un plan se realiza con el propósito evidente de cumplirse a cabalidad, pero es normal que surjan imprevistos con el transcurso del tiempo. Por ende, tu plan debe someterse a ajustes, si así se requiere. La buena noticia es que gracias a la planificación inicial, sabrás si estás obteniendo los resultados que esperas o si debes realizar modificaciones con tal de orientar el plan a un rumbo más acertado. No olvides involucrar a todos los colaboradores para que haya sintonía.

10 ejemplos de planes operativos anuales

A continuación te compartimos algunos ejemplos para que los tomes como referencia cuando desarrolles el PAO de tu empresa.

1. Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC)

Imagen de SINAC

2. Servicio de Salud de Morelos (SSM)

Imagen de SSM

3. Empresa Pública Metropolitana de Servicios Aeroportuarios (EMPSA)

Imagen de EMPSA

4. Empresa Nacional de Energía Eléctrica de Honduras (ENEE)

Imagen de ENEE

5. Agencia de Investigación e Innovación-Uruguay (ANII)

Imagen de ANII

6. INTECAP

Imagen de INTECAP

7. Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas (FIIAPP)

Imagen de FIIAPP

8. Michelin España

Imagen de Michelin España

9. Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL)

Imagen de CEPAL

10. Servicio de Agua Potable y Alcantarillado (SEDA-Ayacucho)

Imagen de SEDA-Ayacucho

Ahora sí ya estás listo para realizar tu primer Plan Operativo Anual. Recuerda que cada empresa tiene sus propios intereses y propósitos. Por lo tanto, si requieres implementar otras secciones o formatos, hazlo. Cuanto más concreto sea tu POA, más enfocada será la ruta a seguir para alcanzar tus objetivos.