Cómo organizar una fiesta virtual navideña y crear vínculos con tu equipo

Aunque todos hemos asistido a fiestas de navidad del trabajo, pocas han sido virtuales. Crear lazos genuinos o una fiesta navideña de forma virtual puede parecer abrumador. ¿Cómo se planifican las actividades en línea? ¿Qué logística está involucrada?

Si estás planeando una fiesta virtual este año, o alguna dinámica navideña, no te preocupes. Repasemos los consejos de algunos de nuestros colaboradores remotos. 

1. Utiliza una hoja de cálculo para organizar sus actividades

La planificación de una fiesta virtual requiere mucha logística. Por ello, te recomendamos utilizar una hoja de cálculo para mantener la organización.

Kara Korosec, gerente senior de Éxito del Cliente en HubSpot, dice: «Solía ​​coordinar la dinámica de amigo invisible en mi última empresa, que era una compañía totalmente virtual. Configuré una hoja de cálculo en la que todos enumeraban algunos de sus intereses y luego usamos un generador para asignar los intercambios. Todos tenían un presupuesto de 50 USD y usaban la hoja de cálculo como inspiración para adquirir el regalo. Después de que se enviaran los obsequios, tuvimos una reunión de Zoom donde los compartimos y adivinamos quién era nuestro Papá Noel secreto».

Independientemente de la actividad que estés realizando, es importante mantenerte organizado para que quede claro quién dirige las actividades y cuándo son las fechas límite.

2. Hazla interactiva

Los eventos virtuales pueden dar una sensación de que no hay intervención. Sin embargo, estos eventos sí pueden ser interactivos. En el ejemplo del amigo invisible de Korosec, abrieron los regalos en una llamada de Zoom en vivo. Lo importante es usar la creatividad.

Eimear Marrinan, directora de Cultura de HubSpot, dice: «Hay una gran cantidad de proveedores de productos remotos geniales y empresas propiedad de minorías con las que nos asociamos en el equipo de Cultura. Están haciendo un trabajo increíble. Si tu presupuesto lo permite, considera la posibilidad de subcontratar a los expertos. He visto algunos eventos brillantes como la experiencia en un chalet de esquí, recorridos por mercados navideños y hasta cocteles en un país de las maravillas invernal».

Hay varios juegos y actividades en línea que puedes utilizar para tu fiesta virtual. A continuación, están algunas de nuestras actividades remotas interactivas favoritas:

• MasterChef virtual: pídele a una persona que organice y envíe una lista de ingredientes y suministros (pregunta por las restricciones dietéticas de tus compañeros). Haz que todos se conecten en Zoom para cocinar juntos mientras que el anfitrión dirige la receta. Una vez que esté listo el platillo, siéntense y tengan una cena virtual juntos.
• Experiencias Airbnb  
• Patchwork Adventures, que te permite crear equipos remotos.
• Pinturillo, versión online del Pictionary
• Degustaciones virtuales, por ejemplo de té y café o una cata de vinos.  
• Clase virtual de arreglos florales.
• Recorrido virtual del Museo de Orsay parisino, museos de la Ciudad de México, de Barcelona y de toda Argentina.
• Juegos y experiencias virtuales.   
• Plataformas que te ayudan a tus eventos como Splash o MeetMaps.

3. Incorpora alimentos

Cuando tienes un evento en persona, generalmente hay comida. Con las fiestas navideñas remotas, no debes olvidar este elemento. Esto les da a las personas una razón para celebrar y gozar la fiesta.

Marrinan comenta: «Si estás incorporando alimentos, pregunta si hay alergias o preferencias. Si estás organizando una hora de coctel: ¿todos beben alcohol? Se trata de ser inclusivo en la forma en que organizas tu evento».

Si envías comida, es importante estar al tanto de las restricciones para que tu evento incluya a todos los participantes.

4. Anima a la gente a disfrazarse

Las fiestas navideñas suelen ser eventos divertidos en los que todos pueden disfrazarse y celebrar. No debería cambiar esto aun si perteneces a una empresa de trabajo remoto.

Emily Tong-Sanchez, especialista en Operaciones de Ingresos de HubSpot dice: «Anima a la gente a que se disfrace. ¡Nos gusta tener una razón para ponernos ropa elegante!».

5. Lidera siempre con una mentalidad inclusiva

Un gran obstáculo con las reuniones remotas es la dificultad de sentirse incluido.

Marrinan comenta: «Estamos trabajando en un mundo diverso y remoto en este momento, por lo que cuando pienses en un evento festivo para ti y tu equipo, piensa globalmente. ¿La zona horaria funcionará para todos los miembros de tu equipo? Asegúrate de planificar algo divertido e inclusivo en lo que todos puedan participar».

6. Planifica

Si estás planeando una fiesta virtual, es importante planificar con anticipación.

Marrinan afirma: «El fin de año suele ser ajetreado. Avisa a todos y reserva con anticipación. Muchas personas están resolviendo varios asuntos en este momento, por lo que es importante tener presente el tiempo. También ten en cuenta a quienes son padres de familia o cuidan de alguien en casa, o a quienes pidieron ausentarse durante ciertas horas al día».

7. Envía algo físico

El hecho de que tu evento sea remoto no significa que no puedas incluir un elemento físico en tu fiesta virtual, por ejemplo, una tarjeta o mensaje navideño.

«¿Puedes enviar algo al equipo con anticipación para provocar entusiasmo? No tiene que ser un regalo, sino una tarjeta escrita a mano o una nota de agradecimiento», comenta Marrinan. «Un evento festivo no tiene por qué ser algo costoso. A veces los simples actos de bondad ayudan mucho a las personas».

8. Elige una meta

Cuando estés planificando tu fiesta navideña, es importante decidir cuál es su objetivo. Por ejemplo, es difícil participar en un juego y al mismo tiempo conocerse como equipo.

Caroline Merewether, gerente de Estrategia y Operaciones de HubSpot, recomienda: «Lo más importante es decidir si la celebración se tratará de profundizar las relaciones o jugar».

Uno de los eventos favoritos de Merewether que organizó su equipo fue una experiencia de Airbnb, que era una sala de escape virtual. «Fue divertido hacer algo diferente. Pero no fue ideal para conocer gente, porque estábamos tratando de encontrar pistas. Para nuestra próxima fiesta, decidimos que deberíamos impulsar la conversación entre nosotros», agrega.

Para la próxima fiesta virtual de su equipo, enviarán dulces internacionales que serán un gran tema de conversación. Luego, harán un concurso de disfraces y trivia en línea.

Jeff Boulter, líder de Ingeniería en HubSpot, decidió combinar la actividad interactiva con una forma de conocerse por medio de una trivia. Para empezar, envió un formulario de Google con preguntas para romper el hielo. Algunos ejemplos incluyen:

• ¿Cuál fue tu primera dirección de correo electrónico?
• ¿En cuál materia te fue peor en la universidad?
• ¿Cuál es el trabajo más extraño que has tenido?
• ¿Cuál es tu canción más odiada?
• ¿Cuál es tu teoría de la conspiración favorita?
• ¿Qué habilidad inusual tienes?
• ¿Star Wars o Star Trek?
• Si pudieras cometer cualquier crimen y salirte con la tuya, ¿cuál sería?
• ¿Cuál es el peor regalo que has recibido?

Luego, utilizaron un sitio de trivias en línea llamado MyQuiz. Aquí, las respuestas consistían en elegir a una persona de su equipo (por ejemplo, ¿quién puso que Hakuna Matata es su canción más odiada?) o escoger la respuesta correcta entre otras 3 respuestas inventadas. Terminaron con 54 preguntas. Ve la imagen de cómo lucía el juego:

En última instancia, planificar una fiesta virtual requiere algo de orden. Pero con un poco de investigación, crearás una experiencia divertida.

¿Estás listo para avanzar? Crea tus invitaciones con nuestros ejemplos.