Cómo hacer un AMEF paso a paso con ejemplo

Saber enfrentar retos es fundamental para alcanzar el éxito en cualquier negocio. Con el fin de prevenir situaciones que sean una amenaza para alguno de los procesos comerciales, es importante contar con herramientas que ayuden a tomar las decisiones correctas y medidas necesarias en caso de que surja algún problema. AMEF es un método que ayuda a prevenir fallas o riesgos con el fin de combatirlos antes de que sucedan. 

Entendemos por fallas cualquier tipo de error o defecto que pueda afectar tanto al cliente como a la empresa. Estas fallas pueden ser posibles y reales, y es necesario realizar un análisis de las causas.

El método AMEF, también llamado de Análisis de Modo y Efecto de Fallo, fue desarrollado en Estados Unidos a finales de la década de 1940 por la industria nuclear y aeroespacial, en específico por la NASA. Actualmente sigue siendo uno de las herramientas más eficaces para reducir fallas y prevenir problemas desde el diseño, por lo que permite priorizar tareas y habilitar controles estratégicos a tiempo. 

Los procesos pueden fallar en cualquier momento y por eso es importante identificar dónde están los problemas potenciales o los posibles errores, así podrás crear estrategias que logren prevenirlos. En este artículo te diremos cómo hacer un AMEF paso a paso que te podrá ayudar a anticipar cualquier falla en tus procesos; además te mostraremos un ejemplo de AMEF aplicado para que sepas cómo utilizarlo en tu negocio.

¿Para qué sirve un AMEF?

El método AMEF sirve para prevenir situaciones que pongan en riesgo el diseño y procesos de productos o servicios de una organización, así podrás establecer medidas de detección que evitarán que sucedan o avancen estas situaciones. 

Esta herramienta es muy útil para minimizar riesgos y fallas potenciales que puedan generar desperdicios, defectos o consecuencias perjudiciales para los clientes. El análisis de estas fallas está diseñado para identificar, priorizar y limitar estos problemas. La aplicación de este método aporta los siguientes beneficios concretos: 

• Mejora la calidad de productos y servicios.
• Aumenta la satisfacción del cliente.
• Mitiga riesgos potenciales en el diseño y los procesos de productos y servicios.
• Genera soluciones a bajo costo.
• Optimiza el rendimiento de los procesos.

Por estas razones, la metodología AMEF sirve para evitar terribles consecuencias a causa de rendimientos inadecuados en los procesos empresariales. 

1. AMEF de diseño

Este tipo de método se implementa en el diseño de producto como un procedimiento de prevención para detectar cualquier problema o falla. Permite anticipar una solución como método de previsión para cualquier imprevisto. Explora la posibilidad de un mal funcionamiento del producto que pueda derivarse de diversos factores desde su concepción. 

Cuándo implementar un AMEF de diseño

• Cuando se está diseñando un nuevo producto o servicio.
• Cuando se está rediseñando un producto o servicio existente.

2. AMEF de procesos

Este tipo de AMEF se utiliza para detectar problemas en los procesos de producción con el objetivo de prevenir cualquier dificultad que pueda presentarse para los trabajadores que están involucrados en un proceso. Gracias a esta metodología es posible descubrir fallas que afectan la calidad de los productos o servicios, la insatisfacción del cliente y los efectos de seguridad para los empleados derivados de los procesos. 

Cuándo implementar un AMEF de procesos

• Antes de desarrollar planes de control para un proceso nuevo o que haya sido modificado.
• Cuando se llevan a cabo las planeaciones de las estrategias para un proceso.
• Para analizar fallas de un proceso existente.
• Durante de cualquier proceso de producción de manufactura o ensamblaje.

3. AMEF de sistemas

Este método se aplica a los software y permite analizar y prevenir cualquier problema relacionado con estos sistemas tecnológicos. Así es posible actuar antes de que ocurra alguna falla y permite dar mantenimiento a tiempo. 

Cuándo implementar un AMEF de sistemas

• Cuando se llevan a cabo funciones en un software.
• Cuando se realiza el mantenimiento de la interfaz de usuario.

La metodología para llevar a cabo un método AMEF varía dependiendo de cada organización, a pesar de que el proceso se basa en los mismos principios. La calidad y la confiabilidad deben mejorarse y examinarse de manera continua para conseguir los mejores resultados. Para este ejemplo de cómo hacer un AMEF hemos seleccionado los procesos que se llevan a cabo en un restaurante. A continuación te damos los pasos para realizar AMEF aplicado a este ejemplo:

1. Selecciona un proceso

Haremos un análisis del proceso que se lleva a cabo en un restaurante desde la recepción del cliente hasta que es llevado a su mesa asignada. Para ello es importante generar un diagrama de los pasos que cubre este servicio. 

2. Reúne al equipo especializado

Crea un equipo de trabajo de profesionistas que tengan el conocimiento especializado sobre los procesos, el producto o servicio y las necesidades de los clientes. Una vez que el equipo esté reunido será indispensable la creación de una lista de verificación que pueda concentrar los documentos que contengan información sobre fallas anteriores, los flujos de procesos, así como las características de los productos y servicios.

3. Identifica las fallas y su alcance

En este punto es importante conocer cuáles son las expectativas del producto, servicio, proceso o sistema que se tienen por parte de los clientes y de la empresa, así como considerar cuál es la magnitud de las fallas en caso de que sucedan. 

• Primero determina qué es lo que puede fallar en una de las etapas; por ejemplo, en la etapa de registro puede haber un error en la asignación de preferencias del cliente y tal vez se otorgue una mesa en un área que no es de su agrado.
• Valora cuál podría ser la consecuencia o efecto de esta falla, es decir, dentro del grado de insatisfacción del cliente cuáles podrían ser las consecuencias de esta falla en el proceso.  
• Asigna un número de severidad de dicha falla: te permitirá darle seguimiento oportuno a las acciones.

4. Identifica las causas de la falla

Una vez que se han identificado los efectos de las fallas es momento de hacer lo siguiente: 

• Pregúntate cuáles pueden ser las causas de este error, ya sea por algún fallo en el software de registro o una equivocación humana.
• Asigna un número de acuerdo con el nivel de ocurrencia de este problema.
• Clasifica el nivel de la frecuencia con la que acontecen o la facilidad con la que se pueden detectar. Esto te permitirá tomar acciones preventivas comenzando con las que tengan un grado mayor de prioridad.

5. Localiza controles de prevención

Una vez que tienes identificadas las causas del problema es importante reconocer:

• Cuáles son los controles actuales de prevención que se tienen para evitarlo, en caso de que exista alguno.
• Si no hay, entonces es importante mencionarlo. Esto servirá más adelante para crear nuevas oportunidades de mejora en el proceso.
• Asigna un número de acuerdo con el grado de detección de cada falla. 

6. Calcula el NPR

El Número Prioritario de Riesgo (NPR) es el valor que establece la prioridad de las fallas o los problemas a través de la multiplicación de los valores asignados al grado de ocurrencia de las fallas, la severidad y la detección de las mismas. El resultado que se obtiene determina la prioridad con la que deben ser enfrentados los problemas que han sido identificados.  

7. Detecta el nivel de riesgo de la falla

De acuerdo con los resultados obtenidos, puedes localizar el nivel de riesgo de las fallas que has identificado para establecer la prioridad:

8. Ejecuta acciones preventivas y correctivas

En caso de que no exista algún control establecido que prevenga las fallas, es importante proponer una acción específica que ayude a reducir los riesgos y a tomar acciones pertinentes para evitar estas fallas en el proceso. Para ello:

• Establece las pruebas, procedimientos o mecanismos necesarios que permitan que estas fallas se eviten o se reduzca la posibilidad de que ocurran, incluso antes de que lleguen al cliente. 
• Ejecuta las acciones preventivas y correctivas que has propuesto y que te ayuden a eliminar o prevenir las fallas localizadas en los procesos. Una vez que hayas ejecutado las acciones vuelve a calcular los riesgos para comprobar que han sido eliminados de manera definitiva o si es necesario asignar otras acciones. 
• Gerente
• Recepcionista/Hostess
• Maître

Una vez que has realizado todos los pasos anteriores, tu hoja de Excel puede verse como la siguiente imagen (y sus acercamientos) que ilustra el ejemplo del restaurante: 

Ahora que tienes todos los elementos necesarios para utilizar esta herramienta, comienza a implementarla en tu empresa y observa las mejoras que brinda al rendimiento de todos tus procesos.