Cómo elaborar un plan de relaciones públicas eficaz (incluye plantilla)

La imagen que proyectas de tu empresa o negocio debe ser atractiva y despertar el interés de manera positiva, quedarse solo en la identidad visual es arriesgado, ya que pueden surgir situaciones de crisis donde necesitarás ser capaz de comunicar confianza y credibilidad a tus clientes. Por eso, un plan de relaciones públicas es importante, ya que te ayudará a minimizar cualquier impacto negativo con el que tuviera que enfrentarse tu empresa. 

Tener un plan de relaciones públicas es útil para disminuir los efectos de cualquier malentendido en momentos difíciles. Para que el plan tenga resultados eficaces, es necesario contar también con un plan de acción que te ayude a saber cómo actuar ante cualquier problema; de esta manera será más fácil llegar a la mejor solución y fortalecerás la imagen corporativa de tu empresa a través de mensajes positivos de tus productos y servicios después de una mala experiencia. 

En la actualidad, con todos los acontecimientos imprevistos, las empresas tuvieron que adaptar sus estrategias de relaciones públicas para comunicar de manera positiva sus acciones y ganar así la confianza de los consumidores. Contar con una estrategia sólida de relaciones públicas puede ser crucial para continuar en la competencia aun en situaciones adversas como las actuales. 

Si aún no tienes un plan de acción, nuestra plantilla de plan de Relaciones Públicas te ayudará a crear uno de manera fácil. Ninguna empresa está exenta ante una crisis del tipo que sea, incluyendo una de relaciones públicas. Por ejemplo, pueden presentarse casos de violación de datos, eventos fallidos, campañas de marketing que no salieron bien, escándalos o situaciones externas que pueden involucrar tanto a tu equipo como a tu imagen. 

Por estas razones, contar con un plan de Relaciones Públicas para tu empresa te facilitará el poder comunicarte de manera eficaz con tus clientes y con los medios de comunicación de manera positiva ante cualquier malentendido. 

Para que todo quede claro y las dudas se despejen, pasaremos a definir qué es un plan de relaciones públicas y por qué tu empresa debería contar con uno, además listaremos los elementos que contiene un plan de relaciones públicas y los pasos a seguir para que realices uno eficaz.

¿Qué es un plan de relaciones públicas?

Es una estrategia de comunicación que sirve para gestionar la percepción que tiene el público de tu empresa o negocio, normalmente se utiliza cuando se presentan crisis que ponen en riesgo la imagen o credibilidad de tu marca. Se presenta como una ruta que contiene los objetivos clave de tu organización y te ayudará a seguir una estrategia de principio a fin ante una situación de riesgo.

Planificar una estrategia de relaciones públicas te ayudará a actuar de manera eficaz ante cualquier crisis y te brindará tranquilidad, ya que te permitirá mantener coherencia en todo momento sin descuidar tus objetivos comerciales. Si no sabes por dónde empezar, no te preocupes, lo primero que debes tener en mente es que debes de ser objetivo y realista para poder construir un plan de relaciones públicas eficiente, aprovecha todas las oportunidades y comienza a construir tu estrategia desde ahora. 

Benjamín Franklin dijo una vez «Si fallas al prepararte, te estás preparando para fallar» y esta frase adquiere un mayor significado cuando descubres que tener un plan de acción es clave para alcanzar el éxito en el mundo empresarial y en las relaciones públicas, ya que no verás un verdadero éxito sin un plan sólido que requerirá de varias equivocaciones durante su creación.

¿Por qué deberías tener un plan de relaciones públicas en tu empresa?

Contar con un plan de Relaciones Públicas no solo te será útil en caso de problemas imprevistos, también te permitirá reforzar los mensajes de tu marca manera efectiva. Además, verás que resolver múltiples problemas sin un plan de relaciones públicas te requeriría de soluciones muy costosas. Por ello, el mejor momento para comenzar a gestionar un plan de relaciones públicas es antes de que comience cualquier problema. 

Un plan de relaciones públicas es mucho más que enviar un comunicado de prensa y requiere de una planificación a profundidad, ya que te permitirá probar nuevas tácticas de marketing y te proporciona una guía para superar los tiempos difíciles. 

Cada empresa debe estar preparada para enfrentar cualquier tipo de crisis de relaciones públicas, un buen plan te ayudará a reducir los daños y proteger la reputación de tu marca. Para esos momentos difíciles necesitarás tener respuestas claras y un equipo capacitado que conozca la estrategia a seguir y que te ayude a superar cualquier obstáculo. 

Solo para dejarlo completamente claro, cuando hablamos de crisis nos referimos a cualquier tipo de publicidad negativa que afecte tu marca. Actualmente las crisis de publicidad negativa más comunes suelen darse por medio de redes sociales en donde los usuarios exponen inconvenientes que involucran a las marcas y muestran una imagen negativa convirtiéndolo en un escándalo corporativo, pueden ser noticias falsas, ataques cibernéticos, rumores de difamación, etc. 

Para predecir cualquier tipo de crisis, el departamento de relaciones públicas deberá crear una estrategia que contenga una ruta con un plan minucioso que te ayude a disminuir cualquier impacto negativo. Piensa en el plan estratégico de relaciones públicas de tu negocio como un esquema que contemple tareas prácticas y realizables.

5 Elementos de un plan de relaciones públicas

Es importante tener una idea de cómo crear un plan de relaciones públicas, para ello te recomendamos tomarte el tiempo de evaluar todos los elementos básicos que pueden constituirlos y que elijas los que mejor se adapten a las necesidades de tu organización. Te dejamos a continuación una descripción detallada para que elijas todos los elementos básicos que te sean útiles.

1. Resumen ejecutivo

Es recomendable incluir un resumen ejecutivo al comienzo de un documento como el plan de relaciones públicas, esto te dará una visión general de todo lo que el plan contiene. La idea de generar este resumen es que cualquier directivo o personal de alto rango de la empresa tenga una visión general de la situación actual de la empresa y de hacia dónde quiere llevar este plan de relaciones públicas.

2. Objetivos y metas

Todo plan de relaciones públicas necesita al menos un objetivo claro que te ayudará a identificar qué es lo que quieres lograr, una manera fácil de saber si vas por el camino correcto es crear objetivos SMART que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y ligados a un tiempo específico. Asegúrate que cada uno de los objetivos de tu plan de relaciones públicas cumpla con los criterios que te acabamos de mencionar, así serán objetivos eficaces. Establece las metas que quieres lograr y anuncia las acciones para alcanzarlas.

3. Público objetivo

Es uno de los elementos más importantes de cualquier plan de relaciones públicas, ya que comprender a las personas a las que intentas llegar con tus mensajes te permitirá ahorrar tiempo y dinero, además entre más comprendas a quién te diriges más eficiente será tu plan de relaciones públicas. Es importante dejar en claro a quién le estás hablando, ya que puedes referirte a grupos específicos, individuos o comunidades. Acudir a las audiencias específicas es clave para que logres alcanzar los objetivos propuestos en el plan de relaciones públicas. 

4. Mensajes clave

Una vez que sabes a quién quieres llegar y lo que quieres lograr, un elemento indispensable es el mensaje que vas a transmitir. Adapta ese mensaje a la audiencia que has seleccionado, para ello debes averiguar cuál es la forma más efectiva para llegar a ellos —a través de redes sociales, email o medios tradicionales. Para crear un mensaje claro y poderoso te recomendamos mantenerlo simple y específico; toma en cuenta que no siempre lo que decimos se interpreta de la misma manera, por eso es mejor que desarrolles mensajes honestos que te permitan influir en tu audiencia de la mejor manera.

5. Estrategias y tácticas

Es importante definir la estrategia que vas a emplear, con esto nos referimos a la planeación de eventos, campañas de marketing, etc. Este elemento del plan de relaciones públicas le permitirá a cualquier integrante de tu equipo ejecutar las acciones correctas para alcanzar los objetivos planteados. Es importante que establezcas a través de que medio se va a contactar a las personas que te ayudarán a que estas estrategias logren aumentar la visibilidad y el valor de tu marca. Las tácticas se refieren a la creación de contenidos en diferentes formatos, reuniones o entrevistas, así como la publicidad y creación de sitios web. 

1. Analiza la situación

Lo primero que deberás hacer es realizar un análisis del estado general de tu negocio. Es importante comenzar con una investigación inicial que contenga estudios sobre la situación actual de tu empresa, este análisis puede contener artículos y noticias sobre tu empresa y de la competencia que te ayuden a definir tu situación actual y lo que debes hacer para mejorar.

Analiza con objetividad los momentos que ha enfrentado tu empresa y que resultaron con una cobertura positiva y aquellos que no funcionaron del todo para que encuentres las oportunidades de mejora. Es muy importante que en este espacio detalles información de tu competencia, para ello te recomendamos averiguar cuáles son las crisis de relaciones públicas a las que se ha enfrentado y cómo lo ha resuelto, lee noticias y opiniones de los usuarios al respecto. 

Después de este análisis, puedes comenzar a escribir la información importante del estado de tu empresa y de tu competencia. Si no sabes cómo empezar, inicia redactando un resumen ejecutivo en el que proporciones la visión general de tu empresa en máximo dos páginas.

2. Establece objetivos y metas

En un plan de relaciones públicas eficaz es importante ser objetivo con la información. Investiga cuál es el problema que quieres resolver con este plan y asegúrate de involucrar a todas las partes relacionadas como gerentes de proyecto, responsables de área y directivos.

Describe lo que deseas lograr con este plan de relaciones públicas y asegúrate de que los objetivos sean razonables, escribe cinco puntos que quieres lograr con este plan de relaciones públicas, ya sea que quieras crear o reforzar tu imagen o que quieras mitigar el impacto de una publicidad negativa, en esta sección deberás incluir los objetivos que quieres lograr cuando se presente una situación determinada; por ejemplo, construir y mantener tu reputación, cambiar opiniones de los usuarios, promover tus productos o servicios, etc. 

En este paso es importante que evalúes el estado del marketing actual de tu empresa y subrayes las oportunidades que puedes mejorar.

3. Elige las herramientas 

Define los canales por los cuales se transmitirán tus mensajes, es importante contar con herramientas especializadas que te ayuden a distribuir el contenido que has creado. Encuentra oportunidades de difusión en los diferentes medios de comunicación como las redes sociales, o a través de personalidades que ayuden a difundir tu mensaje como periodistas o influencers, detecta las tendencias que sean relevantes en tu industria y haz uso de ellas. 

Por su parte, las herramientas más tradicionales para transmitir tu contenido son notas y ruedas de prensa, eventos públicos para promocionar algún producto o servicio y otros medios tradicionales de comunicación. Claro que también están las redes sociales, para elegir los medios adecuados piensa en el público al que quieres llegar y en los formatos que vas a utilizar. 

Los blogs y las redes sociales han crecido de manera exponencial en los últimos años y su popularidad te puede servir como herramienta de comunicación que te permite tener un aumento en el tráfico y también una discusión activa con tus clientes, busca los blogs relacionados con tu industria que te permitan llegar a tu público objetivo. 

4. Crea contenido

Antes de llegar a este paso no olvides determinar cuál es tu público objetivo; esto incluye a tus clientes actuales, clientes deseados, medios de comunicación y todos los que puedan conectarse con tu marca.

Una vez con tu público objetivo en mente, puedes comenzar a desarrollar los mensajes clave que quieres mostrar de tu marca. Redacta todo aquello que quieres que tu audiencia sepa sobre tu negocio o empresa, muestra las ventajas y tus datos favorables, habla sobre casos de éxito y testimonios que puedan ayudarte a establecer una conexión positiva, asegúrate de optimizar ese contenido para que llegue a la audiencia que estás buscando.

Cuenta todos los mensajes clave que le darán forma a tu contenido de relaciones públicas y asegúrate de que cada uno sea creíble y directo. 

5. Considera los recursos 

Una vez que has llegado a este punto es importante tomar en cuenta la inversión necesaria. Considera cuántas horas de tu personal serán necesarias para que el plan de relaciones públicas se ejecute de manera eficaz, los equipos que estarán involucrados, las instalaciones y el material que necesites. Ya sea que tengas que contratar empresas externas o que ya cuentes con todo lo necesario, es importante que contemples todos los recursos que necesitarás para llevar a cabo tu plan.

La plantilla de plan de relaciones públicas de HubSpot incluye una tabla para que describas los recursos que vas a necesitar así como el precio de cada uno de ellos. 

6. Evalúa resultados

La evaluación y medición de resultados es un elemento crucial para cualquier plan de relaciones públicas. Adopta medidas que te ayuden a llevar un seguimiento de los resultados de cada estrategia, revísalos con tu equipo de relaciones públicas e identifica qué fue lo que funcionó y lo que no; no puedes definir si tu plan ha sido efectivo hasta que evalúes los resultados.

Además, este último paso te ayudará a saber si alcanzaste las métricas propuestas y si no fue así tienes oportunidad de replantear algunos elementos del plan. 

Cómo usar la plantilla de plan de relaciones públicas de HubSpot

La plantilla de HubSpot te proporciona un punto de partida para determinar tus objetivos y guiar las actividades de tu empresa hacia un plan efectivo de relaciones públicas. Asegúrate de actualizar el documento siempre que las circunstancias externas o tus objetivos cambien.

1. Llena el formulario y descarga la plantilla

Lo único que tienes que hacer es rellenar el formulario y hacer clic en «Descargar plantilla».

2. Selecciona el formato

Usa el archivo que mejor te convenga ya sea en formato pdf, word o google docs, estos dos últimos son editables. 

3. Accede al archivo para su edición

Para usar el archivo editable para Google Docs, una vez seleccionada la opción del menú anterior «Acceder a Google Docs» y ya con tu sesión iniciada en Google, presiona el botón del lado superior derecho que dice «Utilizar esta plantilla». 

4. Edita la plantilla

Ahora lo único que necesitas hacer es agregar la información de tu negocio o empresa en el espacio asignado para ello, usa la plantilla como una guía para elaborar un plan de relaciones públicas eficaz. Ya que el formato o plantilla de HubSpot resume todos los puntos importantes de un plan de relaciones públicas de manera precisa, será más fácil hacerlo. A continuación te mostramos cómo se vería la sección de análisis de la situación de un plan de relaciones públicas hecho con la plantilla. 

Definir la información y conocer al público y los medios en donde vas a transmitir tus mensajes clave es parte importante de cualquier plan de relaciones públicas, busca llegar a tus objetivos preparado para cualquier situación, si quieres alcanzar el éxito planifica cada uno de los pasos a seguir y no transmitas de fuentes no confiables ni de manera poco clara. Con esta estrategia alcanzarás más objetivos y lograrás superar los obstáculos y problemas que se le presenten a tu marca con mayor facilidad.