La movilidad es una necesidad y un gasto recurrente para miles de personas autónomas y empresas. La mayoría precisan de los desplazamientos en distintos medios de locomoción para la realización de sus tareas. Y ya no hablamos de aquellos para los que el vehículo es un medio de trabajo, como el caso de transporte de mercancía, agentes comerciales, autoescuelas y demás.
Trasladarse a una reunión, recoger clientes del aeropuerto, hacer una visita laboral y situaciones similares obligan a realizar multitud de pequeños desplazamientos urbanos a lo largo del año. Esto significa una buena cantidad de pequeñas gastos que a final del periodo fiscal pueden suponer una suma considerable para tu empresa.
La buena noticia es que buena parte de este gasto lo puedes desgravar, siempre y cuando lleves un control óptimo de las cuentas. Aquí te damos algunas claves de cómo hacerlo:
Cuando se trata de tu propio vehículo
Como norma general, podrás deducirte el 50% del IVA de los gastos diarios derivados del uso del vehículo (combustible, aparcamiento, peajes, mantenimiento…) y el 100% si el vehículo está exclusivamente destinado para uso laboral. Pero ojo: tendrás que acreditar a Hacienda que estos desplazamientos son de carácter profesional y presentar una factura adecuada para cada uno de los gastos.
El alquiler de vehículos para uso de trabajo también cuenta con una deducción del 50% del IVA. Y en el caso del renting, autónomos o sociedades pueden deducirse el 100% de la cuota en el IRPF y hasta un 50% del IVA.
Desplazamientos en taxi o VTC
Se pueden deducir, tanto del IRPF como del IVA, todos los desplazamientos y viajes, siempre que se pueda demostrar que se justifiquen como indispensables para la realización de la actividad profesional.
Como siempre, será necesaria una factura para acreditar el gasto a la hora de presentar la declaración. Desgravarse esta cantidad supone un ahorro considerable al final del año contable. Pero al mismo tiempo, la gestión de estos pequeños gastos puede resultar un trabajo extra, a menudo, pesado y costoso de realizar.
Compañías como Cabify ofrecen servicios a empresas y personas autónomas que facilitan el control de estos gastos, a través de unas herramientas específicas que permiten monitorizar el gasto y extraer fácilmente la documentación necesaria para realizar esta desgravación.
A través del servicio Cabify para Empresas, la compañía permite el servicio de control y gestión de gastos. La plataforma ofrece la posibilidad de gestionar distintos usuarios y controlar los gastos diarios mediante informes inteligentes con el fin de realizar un seguimiento del consumo de tu empresa. Además puedes establecer reglas a tu medida, definiendo límites y restricciones de uso.
Por otro lado, permite organizar tus facturas con un resumen unificado a final del mes, lo que ahorra tiempo y esfuerzo, además de la gestión del historial de todos los viajes realizados por tu empresa.
Cómo justificar los gastos de movilidad
En cualquiera de los casos, para poder desgravarte el IVA o IRPF de estos gastos tendrás que demostrar que han sido realizados para una actividad económica. Ten a mano toda la documentación que lo acredite:
• Con facturas completas que incluya todos los datos requeridos: fecha, lugar de emisión, datos fiscales de proveedor y cliente, base imponible, tipo de impuesto aplicado, cuota repercutida…
• Una lista detallada de tus clientes, libro de visitas o documentos que demuestren la actividad (pueden ser emails, convocatorias, mensajes de texto, la agenda…). Es recomendable en caso de que nos la requiera Hacienda.
• Hacer estos pagos con tarjetas asociadas a una cuenta donde solo se registren gastos profesionales puede ser una buena opción para separarlos de tus gastos personales.
• Conviene conservar toda esta documentación durante al menos cuatro años, que es cuando prescriben los delitos contra Hacienda.
Sobre Cabify para Empresas
Cabify para Empresas ofrece a autónomos y sociedades una herramienta que les permite analizar todos los gastos, realizar un seguimiento detallado e informes, creando centros de coste e incluso estableciendo límites.
La plataforma también dispone de otras facilidades para profesionales cómo el pago y la facturación flexible de cada trayecto –permite definir un método de pago compartido para un equipo o establecer un método individual por usuario–, así como solicitud y reservas de trayectos para tus clientes sin necesidad de que estos tengan una cuenta.
Cabify, en compromiso con el medioambiente, ofrece viajes neutros en carbono –a través de compensación de CO2–, apoyan proyectos ambientales y cada vez ofrecen mayores opciones de emisión cero a través de su plataforma (motos, patinetes y coches eléctricos) con el objetivo de ser totalmente eléctricos en 2030.
Y si lo necesitas, también proporcionan a tu empresa certificados oficiales de compensación de carbono.
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